11 Jul Así son las 4 fases de implantación de un sistema informático
Si hay una constante con la que tenemos que vivir -nos guste o no-, sin duda esa es el cambio. Todo evoluciona –a veces a bien, a veces no tanto- a nuestro alrededor, y la tecnología tiene mucho que decir en este ámbito. Sin duda muchos de los grandes avances de los últimos tiempos han tenido que ver con el desarrollo informático.
De hecho, las cosas parecen cambiar tan rápido en ese aspecto que casi no nos da tiempo de asumir una novedad y ya tenemos otra de camino. Sin embargo, una empresa jamás puede quedarse atrás: por eso, en este post restamos incertidumbre a tu decisión de implantar un sistema informático nuevo y te contamos cuáles son las 4 fases que atraviesa todo proyecto informático.
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Lo primero que necesitas es identificar qué necesitas. Y eso no es tarea fácil. Las empresas suelen combinar distintos procesos de importancia que deben funcionar como la seda, y resulta muy útil preguntar a cada departamento cuáles son sus necesidades, en qué pierden más tiempo… En definitiva, escuchar a quienes desarrollan el día a día empresarial para mejorar su experiencia y, con ella, la eficiencia de la empresa.
En este sentido, este análisis previo le será de gran utilidad a los profesionales que se encarguen de desarrollar el nuevo sistema informático. La relación entre ambas partes debe ser de extrema confianza: es mejor que no se quede nada en el tintero para que la solución aportada sea verdaderamente útil. Si sientes que tu empresa informática no te escucha, estás a tiempo de cambiar, pero jamás dejes de expresar tus necesidades: nadie mejor que tú conoce cómo funciona tu empresa.
Estos son algunos aspectos que te interesa identificar, junto con tu proveedor de servicios informáticos:
- Identificar los problemas con el sistema actual
- Aclarar cuáles son los principales objetivos del nuevo sistema
- Fijar cuánto podemos invertir y qué soluciones son prioritarias
- Identificar el alcance del sistema que se podría implantar
- Identificar un número de soluciones que pueden satisfacer las necesidades del usuario dentro de su esquema
- Desarrollar los beneficios y desventajas de cada solución
La siguiente fase es bastante más práctica, pero se trata de un punto en el que la mayor parte del trabajo viene de la mano del equipo informático. En esta etapa, los técnicos de la empresa proveedora se pondrán a trabajar para evaluar cuáles son los productos y servicios que más se adecúan a las necesidades de tu empresa, buscando siempre la mejor relación calidad-precio para que el presupuesto definido se traduzca en una mejora lo más cercana a la meta final posible.
El resultado será un proyecto a medida y un presupuesto que se ajuste a los límites marcados. En éste se suele incluir todo lo necesario para la puesta a punto de esa nueva etapa: equipo informático, programas, desarrollo, horas de trabajo del equipo, implantación, formación del personal… Además, esta fase de definición del proyecto (como la anterior) suele ser gratuita para el cliente, excepto en el caso de proyectos de gran envergadura.
Una vez aceptado el proyecto, toca ponerse a trabajar en la implantación. La clave está en introducir las nuevas soluciones en un plazo rápido de tiempo y ajustando en todo momento lo que sea necesario, probando las soluciones y comprobando la satisfacción del cliente. Hardware, software, instalación, preparación para que todo quede operativo… Todo ello indicando al cliente cómo utilizar su nuevo equipo.
La fase de implantación va íntimamente unida a la de formación. Y es que resulta necesario que los trabajadores de la empresa conozcan en profundidad cómo funcionan las nuevas herramientas de que disponen, no solo para que comprendan cómo deben realizar ahora sus tareas, sino para que puedan sacar el máximo partido a todas las nuevas funcionalidades. De esta forma se busca evitar la infrautilización del sistema implantado, algo que a veces, por pereza o por falta de conocimiento de los empleados, puede llegar a suceder, restando eficiencia a la inversión.
En este sentido, resulta muy conveniente que, al menos durante un tiempo, exista un canal de formación y consulta para los empleados. También que la fase de implantación y formación se lleve a cabo con rapidez, ya que todo el tiempo que la empresa se encuentre en ese ‘limbo’ informático puede resultar perjudicial para su actividad.
La última fase –no menos importante- es la de soporte y mantenimiento. Se trata de que tu proveedor informático mantenga una relación ‘en la sombra’ pero constante que consiste precisamente en implantar mejoras y llevar a cabo un seguimiento del funcionamiento de las soluciones contratadas. Además, te atenderán en caso de que existan incidencias y se encargarán de solucionarlas.
Normalmente el mantenimiento preventivo es la opción favorita: se trata de que tu informático lleve a cabo las operaciones necesarias para que tu equipamiento reúna las condiciones para el propósito para el que fue construido y funcione correctamente y al cien por cien durante su vida útil. Todo ello garantizando la fiabilidad de equipos en funcionamiento antes de que pueda producirse un accidente o avería.
Las herramientas para hacerlo son muchas: revisión del estado físico de los equipos y servidores, revisión del estado de la instalación del sistema operativo, copia de seguridad, comprobación de antivirus, soporte telefónico, soporte remoto, informes mensuales…
Los motivos por los que un sistema informático puede desajustarse son muchos: el deterioro provocado por el uso, su obsolescencia, causas meteorológicas, uso inadecuado… Anteponerse a estos problemas suele ser mucho más rentable a la larga que optar por un mantenimiento correctivo, que se basa en llamar al técnico informático solo cuando ya es demasiado tarde.
Así, enmendar el error cuando ya se ha producido no solo supone un coste técnico (reparación o sustitución del equipo), sino una pérdida temporal de productividad, al ‘pararse’ la actividad hasta que se solucione la incidencia.
Un mantenimiento preventivo y/o planificado mejora la productividad hasta en 25%, reduce 30% los costos de mantenimiento y alarga la vida útil de la maquinaria y equipo hasta en un 50%.
¿Quieres valorar la modernización informática de tu empresa? ¿No tienes claras cuáles son tus necesidades y necesitas un proyecto a medida sin compromiso?