01 Dic Todo lo que debes saber sobre el email corporativo y la privacidad de los trabajadores
El email corporativo se ha convertido en los últimos años en una herramienta básica para cualquier empresa.
Cada vez son más los negocios que hacen uso de este sistema, dado que frente a las convencionales cuentas de correo electrónico, el email corporativo permite diferenciar la vida personal de la profesional, transmitir una imagen de seriedad hacia el exterior y abrir un canal de comunicación interno en la propia empresa.
Son muchas las ventajas que ofrece el email corporativo, pues permite fortalecer la imagen corporativa, nos dota de una mayor seguridad -ya que normalmente cuentan con sistemas avanzados contra el spam y de protección antivirus-, y permite introducir nuevos sistemas de cooperación interna entre el personal y coordinación con otras herramientas de la empresa.
Sin embargo, estas cuentas de correo generan algún que otro interrogante legal para empresas y trabajadores. Ya se sabe que la ley va siempre un paso por detrás de la realidad, y a veces no queda claro hasta qué punto el empresario puede acceder a las cuentas de correo de sus trabajadores, ya que ello podría suponer una intromisión en su privacidad.
¿Puede la empresa espiar el correo de sus empleados?
Se trata de una cuestión compleja en el ámbito legal, dado que, como en cualquier discusión legal, entran en conflicto dos derechos o bienes jurídicos: por un lado, el derecho del empresario a comprobar que los medios que son puestos a disposición del trabajador son utilizados efectivamente para su cometido; por otro, el derecho del trabajador a la intimidad y al respeto de su ámbito personal.
Frente a este conflicto, el Tribunal Supremo se pronunció el 26 de septiembre del año 2007, estableciendo que “aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer ese respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa en contra de las instrucciones establecidas por ésta para su uso y al margen de los controles previstos para esa utilización y para garantizar la permanencia del servicio”.
Sin embargo, no se terminó de clarificar la situación, limitándose el Supremo a establecer el límite del respeto a la privacidad del trabajador en el uso que éste le de a las herramientas proporcionadas, lo que deja sin resolver la cuestión de cómo el empresario puede comprobar si cumple con dichas funciones o no.
Las advertencias como requisito esencial
Diversas sentencias posteriores han arrojado más luz sobre este problema, estableciendo una pauta que muchas empresas incumplen: si el empresario quiere tener acceso a las cuentas de sus trabajadores, es imprescindible que se hayan establecido previamente a su uso unas condiciones, y que se haya informado debidamente a los trabajadores de los controles y vigilancias a las que se van a someter.
Esta información debe proporcionarse al empleado que pase a formar parte de nuestra plantilla antes de que comience a usar su cuenta de correo, y debe ser debidamente firmada. De esta forma, el empresario se cubrirá las espaldas en caso de que, por ejemplo, quiera justificar un despido disciplinario, pudiendo utilizar correos del trabajador como prueba en un juicio.
Por ello, a la hora de configurar un correo corporativo, es más que recomendable el asesoramiento de un equipo especializado que informe al empresario de los requisitos que se han de establecer en ese convenio previo, en base a sus preferencias en la gestión de la empresa.
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